Tipps zu Installation und Nutzung von Outlook 98/2000
unter Windows 95/98/NT4.0

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Warum ein Update von Outlook 97 zu Outlook 98?

Outlook 98/2000 kann im Gegensatz zu Outlook 97 Email über das moderne, gegenüber POP3 sicherere und flexiblere IMAP-Verfahren übertragen. Alternativ kann Outlook 98/2000 auch im CW-Modus (MAPI-Modus, Firmenmodus) betrieben werden, eine Schnittstelle (Plugin) zu unserem zentralen Groupwise-System ist für Outlook 98 (nicht 2000) verfügbar. Im CW-Modus sind alle Vorzüge zentraler Mail und Dokumentenveratung nutzbar.
Outlook 2000 ist gegenüber Outlook 98 nur in Kleinigkeiten verändert und ist in Office 2000 enthalten.
In Outlook Express 5 (Version 4 ist fehlerhaft) ist ebenfalls IMAP-Mail möglich, jedoch gibt es keinen Kalender, Terminplanung usw. wie im "Full" Outlook und keinen MAPI(CW-)Modus.

Outlook 98 Update deutsch (mit IE4SP1) Y2K
Bezug aus Lizenzgründen nur über unseren Softwareserver SATURN1 (F:/SYSTEMSW/WIN95/ADDONS/OL98/SETUP.EXE). 
SETUP muss direkt ausgeführt werden, kein Download! (über obigen Link nur mit IE4/IE5 möglich
Dies ist die Outlook 98 Vollversion. OL 98 ist ein Update zu OL 97 (Teil von Office 97) und unterstützt neben POP3 (unsicher wegen Passwort-Klartextübertragung) auch IMAP Internet-Mail.
OL 98 kann unter Windows 95/98/NT installiert werden, setzt jedoch die neue Shell (IE4 oder IE5) voraus. Ist diese nicht verfügbar, wird IE4SP1 (zwangs) installiert. OL 98 ersetzt neben OL 97 auch Outlook Express 4 aus IE4.

wenn Sie den CW-Modus von Outlook 98 mit unserem Groupwise-System nutzen wollen (Alternative zum IMO-Modus mit IMAP)  wollen, hier das benötigte Plugin:
Groupwise 5.5 Plugin für Oulook 98

Was ist IMAP?

IMAP (Internet Mail Access Protocol 4) stammt vom Post Office Protocol 3 (POP3) ab. Während POP3 die Mail vom POP3-Server einfach nur auf den lokalen PC überträgt (die Mail wird "heruntergeladen"), ist IMAP ein echtes und sicheres Client-Server Protokoll. IMAP vermeidet die Probleme des alten POP3-Verfahrens: Passwörter zur Autorisierung können verschlüsselt übertragen werden, SSL-Technik wird unterstützt, die Mail bleibt auf dem IMAP-Server gespeichert und kann von verschiedenen PCs aus (mehrfach] gelesen werden.
Leider gibt es - trotz Normung (RFC 2060) - bei IMAP Unterschiede bei den einzelnen Servern und Clients, deshalb können nicht in jeder Kombination Client-Server alle Merkmale von IMAP genutzt werden.


Die Konfigurationsmöglichkeiten von Outlook 98/2000

Outlook 98/2000 kann in zwei Varianten (Konfigurationen) installiert werden:

Bei der Installation von Outlook 98 über Outlook 97 etc. wird - falls in Outlook 97 ein Email-Konto schon eingerichtet war - die Installationsoption nicht abgefragt, es wird automatisch die IMO-Variante gewählt und alle Daten aus Outlook 97 (Konten, Adressbücher usw.) werden übertragen. Lediglich für den evtl. eingerichteten POP3-Zugang von Outlook 97 müssend die Serverdaten erneut eingegeben werden. Unter Outlook 98 funktioniert dann alles wie gewohnt.

Um irgendwelche Optionen von Outlook 98 hinzuzufügen oder die Konfiguration (IMO - CW) zu ändern, müssen Sie das Outlook-Setup erneut starten. Dies ist über das ursprüngliche Setup (Web-Link) oder über Systemsteuerung -> Software möglich. Im Outlook Setup wird dazu ein Punkt "Hinzufügen oder Ersetzen von Komponenten" angeboten. Beachten Sie bitte, dass das anschießende "Maintenance" Setup  - Office-2000 kompatibel  - webbasierend (nur mit IE4/5 möglich!) erfolgt.
Wegen eines Fehlers im derzeitigen "Maintenance" Setup können Sie momentan keine Outlook 98 Komponenten deinstallieren (im Notfall müssen die Daten aus der Registry entfernt werden).


Welcher Modus ist günstiger, IMO oder CW ?

Das hängt von Ihren Wünschen ab. Im Normalfall ist innerhalb der Universität der CW-Modus die einfachere Lösung, weil hier nichts lokal konfiguriert werden muss und Sie damit alle Vorteile eines zentralen Mailsystems (Groupwise) haben. Outlook 98 verhält sich in diesem Modus nicht viel anders als der (alternative) Groupwiose-Client mit dem Vorteil, die gewohnte Ms-Office-Umgebung beibehalten zu können und kein zusätzliches Programm installieren zu müssen.
IM CW-Modus liegen alle Daten (Mails etc.) auf dem Server, selbstverständlich können Sie darauf auch mit anderen Methoden (IMAP, Webaccess, z.B. von zu Hause aus) zugreifen.

Der IMO-Modus muss dagegen lokal konfiguriert werden (IMAP-Serverdaten) und bietet die vom POP3-Betrieb her gewohnten Features (Download von Mails, bei IMAP in der Regel nur die Kopfzeilen) und die Möglichkeit des "offline-Betriebs", wenn der Server nicht erreichbar ist oder wenn Sie eine Mail ohne Serververbindung schreiben und diese erst später versenden wollen.
Deshalb ist diese Variante z.B. für den Einsatz zu Hause über DFÜ in der Regel die günstigere Lösung Sie können hier als Client nicht nur Outlook 98, sondern auch Outlook Express 5 (kostenlos in IE5 enthalten) oder andere IMAP-Mailer verwenden.


Die Outlook 98 Konfiguration im IMO-Modus mit IMAP-Mail

Um an der Uni-Regensburg derzeit IMAP-Mail nutzen zu können, benötigen Sie neben Ihren obligatorischen NDS-Account einen zusätzlichen Groupwise-Account. Das zentrale Groupwise-System stellt die IMAP-Schnittstelle bereit. Groupwise-Accounts sind auf Antrag im Rechenzentrum bei Herrn Kaps oder Herrn Amann erhältlich.
Wie üblich besteht ein Account auf Benutzername und Passwort, für Groupwise wird Ihr NDS-Kurzname (8 Zeichen) und ein neues, zusätzliches Passwort (hat nichts mit Windows-Passwort und NDS-Passwort zu tun!) verwendet.

Wichtig: Um IMAP unter Outlook 98 nutzen zu können, müssen Sie keine Groupwise-Client-Software installieren! Stattdessen müssen Sie in Outlook 98 eine neues Email-Konto einrichten. Sie können dazu den Outlook-Assistenten bei der Installation verwenden oder die später im Outlook Menü unter Extras -> Konten nachholen.

Outlook 98 Konfigurationsdaten für IMAP-Server Uni Regensburg

Outlook 98 Konfigurationsbeispiel für IMAP-Mail (rrznw4 heißt jetzt jetzt imap4-gw)

wpe1.jpg (26695 Byte)
 
wpe3.jpg (27173 Byte)


Probleme bei Oulook 98 im IMO-IMAP-Modus, Unterschiede zum POP3-Modus

Unter Outlook 98 gibt es beim Zugriff auf IMAP-Server einige Restriktionen:


Der praktische Betrieb von Outlook 98 mit IMAP-Mail

IMAP ist zwar ein genormt, jedoch existieren  - wie schon eingangs erwähnt - Unterschiede bei den einzelnen IMAP-Servern und IMAP-Clients. Auf dem zentralen IMAP-Server können sogenannte IMAP Folder (=Ordner) angelegt werden bzw. solche sind vom Server-Betreiber schon vordefiniert. Die Folder sind nichts anderes als Ordner im Dateisystem der Servers, ausgehend von der "IMAP-Root" es jeweiligen Benutzers. In der IMAP-Ordnern können unterschiedliche Daten, z.B. Email, Kalender, Adressbücher usw. gespeichert werden, nicht jeder Client kann aber alle Informationen anzeigen oder speichern!

Outlook 98 kann bei uns beispielsweise im IMO-Modus die Folder Root (IMAP-Stammordner) Calendar (Groupwise-Kalender), Documents (zentrale Dokumentenverwaltung) und Cabinets (Groupwise Spezialordner) nicht anzeigen. Keine Probleme gibt  es dagegen mit dem Posteingangsordner (Inbox). Selbstverständliche können Sie eigene, zusätzliche Mail-Ordner - wie im Dateisystem - im IMAP-Bereich anlegen.

Merke Alle IMAP-Ordner sind auf dem IMAP-Server gespeichert und man kann auf die darin enthaltenen Informationen mit jedem IMAP-Client zugreifen

Unerwünschte IMAP-Ordner (solche, die man mit Outlook 98 nicht anzogen kann), kann man ausblenden. Wenn einer der anzeigbaren IMAP-Ordner aktiv (markiert ) ist, können Sie im Outlook Menü Extras -> IMAP Ordner die gewünschten Order ein/ausblenden.  Die angezeigten Ordner werden als "abbonierte Ordner" bezeichnet. Um einen Ordner auszublenden, muss man das "Abo" kündigen, umgekehrt muss man ihn abonnieren.
Sie können auch die Root des IMAP-Baumes ändern. Wenn Sie z.B. nur Ordner ab dem "IMAP-Posteingang" anzeigen wollen, müssen Sie dies unter dem Meü "Erweitert" bei der IMAP-Kontenkonfiguration ändern.

Wenn Sie in Outlook 98 ein IMAP-Konto eingerichtet habe, werden die IMAP-Ordner immer zusätzlich zu den Outlook-Standard-Ordnern (Aufgaben, Entwürfe, Kontakte, Posteingang usw. angezeigt. Die Information in den Standardordnern wird normalerweise auf der lokalen Festplatte in der persönlichen Outlook-Datei (Typ PST) gespeichert. Sie behalten dadurch bei IMAP-Konten die Möglichkeit, Informationen lokal zu speichern und zu nutzen (z.B. lokales Adressbuch).

Merke Wenn Sie Mail über IMAP empfangen, kommt die neue Mail in den Posteingangsordner des IMAP-Servers, nicht in den Posteingang von "Outlook Heute"  (wie bei POP3-Mail).

Wie Sie Informationen, z.B. Mails speichern wollen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können neue Mail aus dem IMAP-Posteingang in persönliche Ordnern (müssen erzeugt werden) auf den IMAP-Server legen oder aber in Ordner innerhalb von "Outlook Heute". Im ersten Fall können Sie die Informationen über jeden IMAP-Client abrufen, im zweiten Fall nur von Ihrem lokalen PC (dort ist die Outlook PST-Datei, Ihr persönlicher Ordner gespeichert).:

Beispiel:

wpe4.jpg (52468 Byte)

Für einen Schnellzugriff auf den IMAP-Posteingang wurde im Beispiel eine Verknüpfung (IMAP_Inbox).angelegt.

Im IMAP-Stamm wurde nur der "Posteingang" und "Trash" abboniert. "Trash" ist der von Groupwise vordefinierte Ordner für gelöschte Objekte. Die beiden anderen Ordner sind selbsterzeugte Mail-Ordner. Im IMAP-Posteingang befinden sich im Beispiel zwei ungelesene neue Nachrichten, im Ordner "wolfram" eine gelöschte Mail.

Wie erwähnt, funktioniert die New-Mail-Notifcation (Benachrichtigung bei neuer Mail) von Outlook 98 nicht mit IMAP-Posteingang. Dies ist erst mit Outlook 2000 möglich. Momentan kann man sich mit einem kleinen Zusatztool behelfen: IMAP-Notify Diese Tool zeigt - analog zu Mailnote von Pegaus-Mail, in der Taskleiste (Tray-Bereich) über ein Icon den "Mail-Zustand" an. Sie müssen bei diesem Toll die IMAP-Serverdaten wie bei Outlook 98 konfigurieren.

Wenn Sie in IMAP-Ordnern Nachrichten löschen oder Nachrichten in andere Ordner verschieben, werden diese nicht sofort entfernt, sondern als "gelöscht" markiert. Die Nachrichten werden im Anzeigefenster dabei durchgestrichen. Im Kontextmenü kann man das Löschen rückgängig machen. Wenn Sie solche Nachrichten permanent löschen wollen, müssen Sie im Outlook-Menü unter Bearbeiten den Punkt "gelöschte Nachrichten permanent löschen" wählen.

Outlook (in IMO-Modus, POP3 und IMAP) speichert gesendete Nachrichten standardmäßig unter "Outlook Heute - Gesendete Objekte", also dem lokalen Outlook-Ordnert. Sie können auf  Objekte in diesem Ordner nicht von anderen Computern aus zugreifen, da "Outlook Heute - Gesendete Objekte" ja kein IMAP-Ordner ist.
Mit einem Trick man man trotzdem gesendete Nachrichten auf dem IMAP-Server halten und so von überall aus darauf zugreifen. Outlook Express 5 bietet diesen Trick gleich bei der IMAP-Konfiguration an, bei OL98/2000 müssen sie "nachhelfen":

  1. Zeigen Sie in OL den IMAP-Ordner "Gesendete Objekte" an, falls dieser noch nicht abboniert ist.
  2. Markieren die den lokalen Outlook-Ordner "Gesendete Objekte"
  3. Erstellen Sie mit Extras-> Regelassistent eine neue Regel (beliebiger Name, im Beispiel unten moveimap) wie folgt:
  4. "Nachrichten nach dem Senden prüfen",
  5. "die das Formular Formularname verwende" - 
  6. Formularname anklicken, aus der Bibliothek Standardformulare "Nachricht" öffnen,
  7. "diese als Kopie in den Ordner Zielordner verschieben",
  8. Zielordner anklicken und "Gesendete Objekte" auf dem IMAP-Server wählen.
  9. weiter, weiter,.... fertigstellen, (diese Regel anwenden), ok


Die Outlook 98 Konfiguration im CW-Modus mit Groupwise-Client

  1. Installieren Sie zuerst Outlook 98. Falls Outlook 98 schon im IMO-Modus (IMAP oder POP3)  schon installiert ist, schließen Sie ggfls. das Programm und gehen Sie zu Punkt 2, anderfalls können Sie bei der Outlook-(Erst-)Installation gleich den CW-Modus auswählen.
     
  2. Installieren Sie das Groupwise-Plugin für Outlook 98. Die EXE-Datei ist ein selbstextrahierendes ZIP-Archiv, packen Sie die Dateien in ein beliebiges lokales Verzeichnis (voreingestellt ist C:\GWPLUG1) aus und starten sie darin das Programm SETUP.EXE.
     
  3. Falls Outlook 98 vorher im IMO-Modus installiert war, müssen Sie es jetzt auf den CW-Modus umstellen. Starten Sie dazu das Outlook 98 Setup erneut (Maintenace-Setup erscheint) und fügen Sie den Dienst "CW" hinzu.

Das Groupwise Plugin richtet in Outlook 98 ein neues MAPI-Profil mit Namen Novell-Default-Settings ein. in dem alle Groupwise-Objekte (Mail, Kalender usw.) auf dem Server verfügbar sind. Dieses Profil erscheint unter "Outlook Heute". Es werden keine weiteren lokalen Outlook-Ordner oder Profile benötigt, optional sind diese jedoch möglich.

Wenn Sie Outlook 98 im CW-Modus mit GW-Plugin starten, wird jedes Mal Ihr Groupwise-Passwort abgefragt.

Hatten Sie vor der Installation des Outlook GW-Plugins Outlook schon im IMO-Modus mit IMAP-Mail in Betrieb, ändert sich an Ihren IMAP-Mail-Ordnern gar nichts, diese waren ja schon auf dem Server. Andere evtl. bestehende lokale Daten  wie den lokalen Kalender, Adreßbücher usw. können Sie in die entsprechenden Groupwise-Ordner auf dem Server kopieren. Auf diese Weise kann z.B. kann eine bestehender lokaler Kalender in das Groupwise-System übernommen werden und ist dann von überall aus zugänglich.


IMAP-Mail mit anderen Clients bearbeiten

Außer mit Outlook 98 können Sie auf IMAP-Mail mit folgender Client-Software zugreifen:


IMAP-Account Passwort ändern

Am einfachsten erreichen Sie dies über unseren Groupwise Web-Access: https://rrzs42.uni-regensburg.de/gw5.htm unter dem Punkt "Sicherheit" (siehe Bild oben).


Wolfram Oestreicher, 7.2.2000